Als Softwareentwicklungsunternehmen ist es leicht, über Automatisierung zu reden. Schwerer ist es zu zeigen, was wir im eigenen Betrieb automatisiert haben und wie.
Mit diesem Artikel startet unsere Serie „Aus der eigenen Werkstatt”. In den nächsten Wochen zeigen wir vier Prozesse, die wir zuerst für uns selbst gebaut haben und die wir heute im Alltag im Einsatz haben. Es geht nicht um Demos oder Experimente, sondern um Lösungen, ohne die wir uns die tägliche Arbeit heute kaum noch vorstellen können.
Die Matritel GmbH arbeitet seit 2008 an IT-Projekten aus Budapest, seit 2015 auch mit Wiener Standort. Auf unsere eigenen Prozesse wenden wir dieselben Methoden an wie bei den Systemen unserer Kundinnen und Kunden. Wenn etwas bei uns nicht zuverlässig funktioniert, empfehlen wir es auch niemand anderem.
Die vier Prozesse
1. Die Erfassung einer neuen IT-Position
Anfragen für eine Position kommen selten geordnet an. Mal eine kurze E-Mail, mal eine weitergeleitete Nachricht, mal eine halbfertige Beschreibung — und oft fehlen genau die wichtigen Details.
Aus dieser rohen Anfrage erstellt das System ein geordnetes, anonymisiertes Stelleninserat. Angaben, die auf den Kunden schließen lassen, lässt es automatisch weg, fehlende Informationen meldet es. Das Inserat geht erst weiter, wenn eine Kollegin oder ein Kollege es geprüft und freigegeben hat.
2. Der Weg einer Rechnung
Hinter einer Rechnung stecken viele kleine Schritte: die erbrachte Leistung, die Leistungsbestätigung, die Freigabe durch den Kunden, und erst dann die Rechnung selbst. Verschiebt sich einer dieser Schritte, kommt auch das Geld später an.
Bei uns läuft dieser Weg von der erbrachten Leistung bis zur versendeten Rechnung automatisch. An einem Punkt wartet der Prozess auf den Menschen: Vor dem Versand gibt eine Kollegin oder ein Kollege die Rechnung frei.
3. Störungsmeldung auf einem Kundenportal
Ein Portal steht selten für sich allein. Es stützt sich auf externe Dienste, und fällt einer davon aus, sehen die Nutzerinnen und Nutzer oft nur, dass irgendetwas nicht funktioniert.
In so einem Fall liest ein KI-Prozess die Meldung des Anbieters und informiert die Portalnutzer in verständlicher Sprache darüber, was passiert ist. So gibt es weniger Unsicherheit und weniger unnötige Anfragen.
4. Vorbereitung der monatlichen Steuererklärungen
Die monatlichen Steuererklärungen bedeuten wiederkehrende Arbeit, die Genauigkeit verlangt, bei der schon ein Tippfehler ernste Folgen haben kann.
Bei uns reicht das Ausfüllen eines kurzen Formulars: Daraus erstellt das System vier geprüfte, einreichbereite Erklärungsdateien. Über die Einreichung entscheidet weiterhin ein Mensch.
Die drei gemeinsamen Prinzipien
Die vier Prozesse laufen in unterschiedlichen Bereichen, bauen aber auf denselben drei Prinzipien auf.
Die Maschine bereitet vor, der Mensch entscheidet
In jedem Prozess gibt es einen Punkt, an dem eine Kollegin oder ein Kollege freigibt. Das ist keine Verlangsamung, sondern das, wodurch man dem System vertrauen kann. Die Maschine erledigt die vielen kleinen, wiederkehrenden Schritte, der Mensch steigt dort ein, wo Verantwortung übernommen werden muss.
Lieber stoppen als raten
Fehlt eine Angabe oder ist sie unklar, stoppt der Prozess und meldet sich. Er erfindet nichts und füllt nichts mit einem „wahrscheinlichen” Wert aus. Eine fehlerhafte Rechnung oder Steuererklärung kostet mehr als eine Stunde Verzögerung.
Nur so viele Daten wie nötig
Wo vertrauliche Daten entstehen, etwa der Name eines Kunden in einer Positionsanfrage, lässt das System sie automatisch weg. Was der Prozess nicht braucht, verarbeitet er auch nicht. So sind weniger Daten im Spiel, und weniger, das an die falsche Stelle geraten kann.
Was bedeutet das für dich?
In den meisten Unternehmen gibt es mindestens eine solche Aufgabe: wiederkehrend, aus vielen kleinen Schritten, jeder kennt sie, niemand mag sie. Oft fehlt nicht einmal ein großes System, sondern ein gut durchdachter Prozess, der die Vorbereitung übernimmt und den Menschen nur dort einbindet, wo wirklich entschieden werden muss.
In den nächsten Teilen der Serie zeigen wir alle vier Prozesse im Detail: was das Problem war, wie wir es gelöst haben, und was dabei herausgekommen ist.
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Häufig gestellte Fragen
Was ist die Serie „Aus der eigenen Werkstatt”?
Eine neue Blogserie, in der Matritel zeigt, welche Prozesse im eigenen Unternehmen automatisiert wurden — keine Demos, sondern Lösungen, die im Alltag im Einsatz sind.
Welche vier Prozesse zeigt die Serie?
Die Erfassung einer neuen IT-Position, den Weg einer Rechnung von der Leistung bis zum Versand, die Störungsmeldung auf einem Kundenportal mit KI, und die Vorbereitung der monatlichen Steuererklärungen.
Was bedeutet „die Maschine bereitet vor, der Mensch entscheidet”?
Dass es in jedem Prozess einen Punkt gibt, an dem eine Kollegin oder ein Kollege freigibt — die Maschine erledigt die wiederkehrenden Schritte, die Entscheidung mit Verantwortung trifft aber immer ein Mensch.
Was passiert, wenn eine Angabe fehlt oder unklar ist?
Der Prozess stoppt und meldet sich, statt zu raten oder einen „wahrscheinlichen” Wert einzusetzen — eine fehlerhafte Rechnung oder Steuererklärung kostet nämlich mehr als eine Stunde Verzögerung.
Wie geht das System mit vertraulichen Kundendaten um?
Es verarbeitet nur so viele Daten, wie unbedingt nötig — zum Beispiel lässt es Angaben, die auf den Kunden schließen lassen, in einer Positionsanfrage automatisch weg.
Wann zeigt Matritel die vier Prozesse im Detail?
In den nächsten Teilen der Serie, einen pro Woche — jeweils mit dem Problem, der Lösung und dem Ergebnis.
Fazit
Die Serie „Aus der eigenen Werkstatt” zeigt, wie Matritel die eigene Alltagsarbeit automatisiert — von der Positionserfassung über die Rechnung bis zur Störungsmeldung und der Steuererklärung. Jeder Prozess baut auf denselben drei Prinzipien auf: Die Maschine bereitet vor, der Mensch entscheidet; lieber stoppen als raten; und nur so viele Daten verarbeiten wie nötig. Die nächsten Teile der Serie zeigen im Detail, wie diese Lösungen entstanden sind.