Die wahren Kosten einer unbesetzten Stelle: Was die meisten Unternehmen nicht ausrechnen

Stellen Sie sich eine konkrete Situation vor. Eine Senior-Developer-Stelle wird frei, weil der bisherige Kollege eine andere Möglichkeit annimmt. Das Team übernimmt seine Aufgaben, die Führungskraft beginnt Lebensläufe zu sichten, und in der internen Logik der Organisation ist das ein Recruiting-Vorgang. Einige Monate später, wenn jemand fragt, warum ein Projekt verzögert ist, lautet die Antwort in etwa: "Wir hatten Kapazitätsprobleme." Niemand zieht die direkte Linie zwischen der unbesetzten Stelle und der Projektverzögerung.

Die eigentliche Frage ist nicht, warum es schwer ist, jemanden zu finden. Die Frage ist, was es kostet, solange man niemanden gefunden hat. Wenn eine Schlüsselposition über längere Zeit unbesetzt bleibt, ist das keine administrative Verzögerung. Es ist ein Geschäftsrisiko, dessen Kosten mit jedem einzelnen Tag wachsen und das die meisten Organisationen im Voraus nicht berechnen.

Was sichtbar ist und was nicht: das vollständige Bild der Verluste

Das erste und sichtbarste Element: der Kapazitätsverlust. Wenn eine wichtige Rolle wegfällt, kompensiert das bestehende Team den Kapazitätsmangel in irgendeiner Form: Jemand übernimmt einen Teil der Aufgaben, andere Aufgaben bleiben liegen, Prioritäten werden neu geordnet. Kurzfristig handhabbar, langfristig führt das zu Leistungsabfall und frühen Burnout-Anzeichen: mehr Fehler, langsamere Reaktion, sinkende Motivation.

Die wirklich großen Verluste erscheinen oft verstreut und sind schwer zu sehen. Der bedeutendste: die Zeit der Führungskraft. Eine verantwortungsvolle Führungskraft, die persönlich an der Auswahl teilnimmt, verbringt einige Stunden pro Woche damit, Lebensläufe zu sichten, Interviews zu führen und an internen Meetings teilzunehmen. In einem sechswöchigen Auswahlprozess können das leicht 20 bis 30 Stunden sein, die letztlich bei den operativen und strategischen Aufgaben des Unternehmens fehlen. Die Geschäftsführerin ist keine Recruiterin, aber beim kampagnenartigen Recruiting wird sie de facto zu einer.

Der andere verborgene Verlust: die verpasste Geschäftsgelegenheit. Das Fehlen eines Senior Developers oder IT-Projektmanagers bedeutet nicht nur eine Person weniger, sondern auch einen Verlust an Kompetenz und Entscheidungskapazität. Geschäftsentscheidungen, die den fehlenden Spezialisten benötigt hätten, werden verzögert, vereinfacht, oder die Organisation bleibt auf der Stelle stehen.

In konkreten Zahlen: Worum geht es wirklich?

Rechnen wir mit einem konkreten Fall. Das Bruttojahresgehalt eines Senior Developers auf dem österreichischen Markt liegt typischerweise bei 6.000 bis 8.000 Euro brutto pro Monat (Gesamtarbeitgeberkosten inklusive Lohnnebenkosten: 7.800 bis 10.400 Euro pro Monat).

Wenn die Stelle drei Monate unbesetzt bleibt und zwei bis drei Kollegen einen Teil der fehlenden Kapazität zu rund 60 bis 80 Prozent kompensieren -- das heißt, die meisten Aufgaben werden erledigt, aber mit geringerer Effizienz, höherer Fehlerquote und erhöhter Teambelastung -- kommen über drei Monate schnell 40 bis 60 zusätzliche Arbeitstage Belastung zusammen. Wenn das mit verlorenem Fokus und höheren Fehlerquoten einhergeht und als Produktivitätsverlust berechnet wird, entspricht das sechs bis acht Wochen netto Kapazitätsverlust.

Das ist keine Panikmache, sondern eine Zahl, die auf den Tisch gehört, bevor jemand sagt: "Wir haben Zeit zum Rekrutieren, das wird sich ergeben." Wenn die Organisation weiß, dass eine dreimonatige Verzögerung so viel kostet, bekommt die Entscheidung, wann und wie die Suche gestartet wird, einen völlig anderen Kontext.

Warum ist das im IT-Bereich besonders kritisch -- und was zeigt der DACH-Markt?

Im IT-Bereich ist die Auswirkung einer unbesetzten Stelle besonders sensibel, weil der Ausfall von IT-Spezialisten in der Regel nicht aus internen Ressourcen kompensierbar ist. Die Aufgaben eines Backend-Entwicklers kann das Marketing nicht übernehmen, und architektonische Entscheidungen kann der Projektmanager nicht an seiner Stelle treffen. Der Kapazitätsverlust betrifft direkt laufende Projekte.

Im DACH-Raum, wo Matritel seit fast zwei Jahrzehnten tätig ist, übersteigt die Nachfrage nach qualifizierten IT-Spezialisten das Angebot in den letzten Jahren bei weitem. In Österreich insbesondere dauert das Besetzen einer ernsthaften Senior-Position selbst mit einem strukturierten Prozess zwei bis drei Monate: das ist die Summe aus aktiver Suche, Interviews, Angebot und Kündigungsfrist. Wenn der Prozess nicht gut strukturiert ist, dehnen sich die zwei bis drei Monate leicht auf vier bis fünf Monate aus, weil sich Entscheidungsrunden wiederholen, starke Kandidaten andere Angebote annehmen und die Suche von vorne beginnt.

Der ungarische Markt ist etwas schneller, aber der Trend ist ähnlich: Gute Kandidaten sind gefragt, und das Unternehmen, das langsamer in der Entscheidung ist, bekommt den Kandidaten in der Regel nicht -- der Mitbewerber tut es. Das ist kein Pessimismus, sondern die tatsächliche Funktionsweise des Marktes.

Der Prozess ist das Problem, nicht der Markt

In vielen Fällen ist der eigentliche Grund für lange Besetzungszeiten nicht die Knappheit an Kandidaten. Prozesse ziehen sich hin, weil Anforderungen nicht gut priorisiert sind, weil sich Entscheidungskriterien mitten im Prozess ändern oder weil Entscheidungsträger unter "der richtigen Kandidatin" nicht dasselbe verstehen. Dann egal wie viele Lebensläufe eintreffen, der Prozess gelangt nicht zu einer echten Auswahlentscheidung.

Es lohnt sich, zwei Situationen zu unterscheiden: eine, in der es tatsächlich keine geeigneten Kandidaten auf dem Markt gibt, und eine, in der Kandidaten vorhanden sind, der Prozess sie aber nicht auswählen kann. Ersteres ist ein Problem der Suchstrategie, des Pools oder der Vergütung. Letzteres ist ein Problem der internen Entscheidungsstruktur. Beide erfordern unterschiedliche Lösungen, und die meisten Organisationen nehmen sich nicht die Mühe, sie zu trennen.

Wenn sich innerhalb des Prozesses die Anforderungen jede Runde ändern, oder wenn das Feedback der Kandidaten lautet: "Sie waren sehr interessiert, dann aber einen Monat Stille" -- ist das Problem fast sicher nicht der Markt, sondern der interne Prozess. Die Lösung liegt nicht in mehr Inseraten oder größeren Pools, sondern in einem strukturierten Ansatz: präziser geschäftlicher Kontext, priorisierte Erwartungen und geklärte Entscheidungslogik.

Was es sich lohnt, vor dem Start der Suche auszurechnen

Bevor irgendein Stelleninserat erscheint, lohnt es sich, diese Fragen einmal durchzugehen und mit geschätzten Zahlen zu füllen:

1. Was kostet es das Team pro Woche, die die Stelle unbesetzt bleibt, wenn man die erhöhte Belastung und den Produktivitätsverlust einrechnet?
2. Wie viel ist der realistische Zeitaufwand der Führungskraft für die Suche über sechs bis acht Wochen, und was bedeutet das für ihre anderen Aufgaben?
3. Welches ist das späteste Datum, bis zu dem die Stelle besetzt sein muss, damit das nächste wichtige Projekt nicht in Verzug gerät?

Wenn es zu diesen Fragen konkrete Schätzungen gibt, bekommt der gesamte Recruiting-Prozess einen anderen Fokus. Die Suche ist nicht nur eine administrative Aufgabe, sondern eine Geschäftsentscheidung mit einem Preis und einem Termin. Wenn Sie über eine konkrete offene Stelle sprechen möchten, nehmen Sie Kontakt auf -- wir helfen Ihnen, den Prozess so zu strukturieren, dass er nicht länger dauert als nötig.