Vom Recruiting-Kampagne zum System: Wie aus Feuerwehr-Recruiting eine Strategie wird

Montagmorgen. Ein Schlüsselmitarbeiter kündigt, oder ein Projekt benötigt plötzlich einen erfahrenen Entwickler. Das Unternehmen startet eine Kampagne: Stelleninserate, Lebensläufe sichten, Interviews führen, Gesprächsrunden. Irgendwann in diesem Prozess denkt die Führungskraft: so sollte das eigentlich nicht funktionieren.

Die meisten Organisationen rekrutieren reaktiv. Nicht aus schlechter Absicht, sondern weil kein anderes internes System existiert. Das Muster ist bekannt: Die Stelle öffnet, man startet von vorne, und sechs Wochen später ist entweder die beste Kandidatin bereits woanders oder man hat sich für jemanden entschieden, der "nicht schlecht wirkt." Danach kehrt Stille ein, bis die nächste Stelle frei wird.

Warum rutscht der Großteil kleinerer Unternehmen in das kampagnenartige Recruiting?

Reaktives Recruiting ist kein Charakterfehler. Solange die Organisation wächst und das Team stabil performt, gibt es keinen Druck, ein Recruiting-System aufzubauen. Der Gedanke lautet: "Wir kümmern uns darum, wenn es nötig ist" -- doch dann ist es meistens zu spät.

Kleinere Organisationen haben es besonders schwer, weil Recruiting nicht die Aufgabe einer einzelnen Person ist, aber auch keinen namentlich benannten Verantwortlichen hat. Die Führungskraft entscheidet, hat aber keine Zeit, den Prozess zu leiten. Teammitglieder helfen bei Interviews, definieren aber nicht die Anforderungen. Die HR-Abteilung, sofern vorhanden, kümmert sich um die Ausschreibungen, sieht aber den geschäftlichen Kontext nicht immer.

Muster, die man erkennen sollte: Die Anforderungen formen sich erst mitten im Prozess heraus -- was anfangs als "Muss" galt, weicht beim fünften Gespräch auf, oder es tauchen plötzlich neue Kriterien auf. Verschiedene Entscheidungsträger verstehen "die richtige Kandidatin" unterschiedlich, und das zeigt sich erst in den Interviews, was zu weiteren Gesprächsrunden führt. Starke Kandidaten warten nicht: Eine aktive IT-Kandidatin führt typischerweise zwei bis drei parallele Prozesse gleichzeitig. Wenn ein Unternehmen zwei Wochen langsamer in der Entscheidung ist, hat die Kandidatin in der Regel schon ein anderes Angebot angenommen.

Was kostet das tatsächlich?

Beim kampagnenartigen Recruiting verbringt die Führungskraft typischerweise acht bis zwölf Stunden damit, Lebensläufe zu sichten, Interviews zu führen und an internen Meetings teilzunehmen. Wenn sich der Prozess über sechs Wochen zieht und die Kandidatenliste aufgefrischt werden muss, verdoppelt sich das. Die Zeit einer Geschäftsführerin ist nicht dafür gedacht, Lebensläufe zu lesen -- beim kampagnenartigen Recruiting wird sie aber de facto zur Recruiterin.

Zweiter Faktor: die Belastung des Teams. Während die Stelle unbesetzt ist, kompensiert das bestehende Team die Kapazitätslücke in irgendeiner Form. Kurzfristig handhabbar, langfristig führt das zu Leistungsabfall und frühen Burnout-Anzeichen: mehr Fehler, langsameres Arbeiten, sinkende Motivation. Diese Signale zeigen sich nicht sofort in den Zahlen, aber im nächsten Quartal schon.

Dritter Faktor: das Risiko der Kompromissentscheidung. Wenn der Prozess sich zieht und der Druck steigt, ist die Wahrscheinlichkeit höher, dass das Angebot nicht an die beste Kandidatin geht, sondern an diejenige, die verfügbar ist und "nicht schlecht wirkt." In kleineren Organisationen hat eine solche Entscheidung weitaus größere Auswirkungen als dort, wo zehn Personen dieselbe Aufgabe erfüllen.

Was bedeutet strukturiertes Recruiting in der Praxis?

Strukturiertes Recruiting bedeutet nicht, dass man ständig nach Leuten sucht oder eine komplexe HR-Infrastruktur aufbaut. Es bedeutet, dass jede Suche dieselbe Logik und Struktur hat -- und dass diese Struktur existiert, bevor die Suche eröffnet wird, nicht erst mitten darin entsteht.

Vier Fragen, die geklärt werden sollten, bevor irgendjemand einen Lebenslauf sieht:

1. Warum ist die Stelle entstanden, und was ist die geschäftliche Auswirkung?
2. Was sind die kritischen Kompetenzen, ohne die die Rolle nicht erfolgreich besetzt werden kann? Keine Wunschliste, sondern zwei bis drei wirklich unverzichtbare Faktoren.
3. Was ist das Erfolgsmaß in den ersten drei bis sechs Monaten? "Wir erwarten, dass sie sich schnell einarbeitet" ist keine Metrik.
4. Wer trifft die Entscheidung, und auf welcher Grundlage? Wenn das nicht vorab geklärt ist, verliert sich der Prozess in internen Gesprächsrunden.

Wie sehen die beiden Prozesse nebeneinander in der Zeit aus?

Kampagnenartiges Recruiting: Die Stelle öffnet, das Inserat erscheint, einige Wochen vergehen mit spärlichen Reaktionen, dann kommen Lebensläufe. Nach den ersten Interviews zeigt sich, dass die Anforderungen nicht präzise sind, man kehrt zum Inserat zurück und überarbeitet den Text. Inzwischen bringen die Gesprächspartner unterschiedliche Kriterien mit, die interne Debatte zieht sich hin. Sechs bis acht Wochen nach der Eröffnung gibt es noch keine Entscheidung, und die beste Kandidatin hat bereits woanders zugesagt.

Strukturiertes Recruiting: Bevor die Suche eröffnet wird, zwei bis drei Stunden gemeinsame Arbeit mit dem Auftraggeber: Kontext klären, Anforderungen priorisieren, Entscheidungskriterien definieren und festlegen, wer die endgültige Entscheidung trifft. Das wirkt nach Vorarbeit -- aber genau das spart in den nächsten sechs Wochen die oben beschriebenen Gesprächsrunden. Vom ersten Interview bis zur Entscheidung geht es typischerweise zwei Wochen schneller. Der Unterschied liegt in dem Denken, das am Anfang investiert wurde, nicht in der Länge des Prozesses.

Die Rolle des externen Partners im System

Viele denken, ein Headhunter oder Recruiting-Partner übernimmt die Arbeit anstelle des Prozesses. In der Praxis entsteht der größte Mehrwert, wenn der Partner nicht die Suche ersetzt, sondern als Struktur der Suche fungiert.

Ein erfahrener externer Partner sieht im ersten Gespräch sofort, wenn die Erwartungen nicht priorisiert sind, wenn die Entscheidungsfindung auf die Organisation verteilt ist oder wenn der geschäftliche Kontext nicht artikuliert wird. Er stellt diese Fragen vor dem Prozess, nicht während.

Darüber hinaus hält der Partner das System auch zwischen den Suchen aufrecht. Wenn sechs Monate später eine weitere Stelle öffnet, beginnen wir nicht von null: Aus der vorherigen Suche haben wir das Profil, die Entscheidungslogik, die Art und Weise, Kandidatinnen und Kandidaten zu bewerten. Hier wird Recruiting tatsächlich zum System und nicht zu einer einmaligen Kampagne.

Matritel unterstützt KMU und wachsende IT-Unternehmen in Österreich und Ungarn seit 18 Jahren dabei, die Struktur zu finden, die zur Größe und Situation ihrer Organisation passt. Wenn Sie über ein konkretes Recruiting-Vorhaben sprechen möchten, nehmen Sie Kontakt auf.