Szoftverfejlesztő cégként könnyű automatizálásról beszélni. Nehezebb megmutatni, hogy a saját működésünkben mit automatizáltunk, és hogyan.
Ezzel a cikkel indul a „Saját műhelyből” sorozatunk. A következő hetekben négy olyan folyamatot mutatunk be, amelyet először magunknak építettünk meg, és ma is élesben használunk. Nem demókról és nem kísérletekről lesz szó, hanem olyan megoldásokról, amelyek nélkül ma már nehezen képzelnénk el a napi munkát.
A Matritel GmbH 2008 óta dolgozik IT-projekteken Budapestről, 2015 óta bécsi központtal is. A saját folyamatainkon ugyanazokat a módszereket alkalmazzuk, mint az ügyfeleink rendszereinél. Ha valami nálunk nem működik megbízhatóan, azt másnak sem ajánljuk.
A négy folyamat
1. Egy új IT-pozíció rögzítése
A pozíciókérések ritkán érkeznek rendezett formában. Hol egy rövid e-mail, hol egy továbbított üzenet, hol egy félkész leírás – és a fontos részletek gyakran hiányoznak.
A rendszer ebből a nyers kérésből rendezett, anonimizált álláshirdetést készít. Az ügyfélre utaló adatokat automatikusan kihagyja, a hiányzó információkat pedig jelzi. A hirdetés csak akkor megy tovább, ha egy kolléga átnézte és jóváhagyta.
2. Egy számla útja
Egy számla mögött sok kis lépés van: leszállított munka, teljesítésigazolás, az ügyfél jóváhagyása, majd maga a számla. Ha ezek közül egy elcsúszik, a pénz is később érkezik.
Nálunk ez az út a leszállított munkától a kiküldött számláig automatikusan fut. Egy pont van, ahol a folyamat megvárja az embert: a kiküldés előtt egy kolléga jóváhagyja a számlát.
3. Leállásjelzés egy ügyfélportálon
Egy portál ritkán áll önmagában. Külső szolgáltatásokra támaszkodik, és ha ezek közül valamelyik leáll, a felhasználók sokszor csak annyit látnak, hogy valami nem működik.
Ilyenkor egy AI-folyamat értelmezi a szolgáltató értesítését, és érthető nyelven tájékoztatja a portál felhasználóit arról, mi történt. Így kevesebb a bizonytalanság, és kevesebb felesleges megkeresés érkezik.
4. Havi adóbevallások előkészítése
A havi bevallások ismétlődő, pontosságot igénylő munkát jelentenek, ahol egy elírás is komoly következménnyel járhat.
Nálunk egy rövid űrlap kitöltése elég: ebből a rendszer négy ellenőrzött, beadásra kész bevallásfájlt készít. A beadásról továbbra is ember dönt.
A három közös elv
A négy folyamat különböző területeken fut, de ugyanarra a három elvre épül.
A gép előkészít, az ember dönt
Mindegyik folyamatban van egy pont, ahol egy kolléga jóváhagy. Ez nem lassítás, hanem az, amitől a rendszerben meg lehet bízni. A gép elvégzi a sok kis, ismétlődő lépést, az ember pedig ott lép be, ahol felelősséget kell vállalni.
Inkább álljon meg, mint hogy tippeljen
Ha egy adat hiányzik vagy nem egyértelmű, a folyamat megáll, és jelez. Nem talál ki semmit, és nem tölt ki semmit „valószínű” értékkel. Egy hibás számla vagy bevallás többe kerül, mint egy óra késés.
Csak annyi adat, amennyi kell
Ahol bizalmas adat keletkezik, például egy ügyfél neve egy pozíciókérésben, azt a rendszer automatikusan kihagyja. Amire a folyamatnak nincs szüksége, azt nem is kezeli. Így kevesebb adat van szem előtt, és kevesebb, ami rossz helyre kerülhet.
Mit jelent ez neked?
A legtöbb cégben van legalább egy ilyen feladat: ismétlődő, sok kis lépésből áll, mindenki ismeri, és senki sem szereti. Gyakran nem is egy nagy rendszer hiányzik, hanem egy jól átgondolt folyamat, amely elvégzi az előkészítést, és az embert csak ott vonja be, ahol valóban dönteni kell.
A sorozat következő részeiben mind a négy folyamatot részletesen bemutatjuk: mi volt a probléma, hogyan oldottuk meg, és mi lett az eredmény.
Ha nem akarsz lemaradni, iratkozz fel a heti hírlevelünkre.
Gyakran felmerülő kérdések
Mi az a „Saját műhelyből” sorozat?
Egy új blogsorozat, amelyben a Matritel bemutatja, milyen folyamatokat automatizált a saját működésében — nem demókat, hanem élesben használt megoldásokat.
Milyen négy folyamatot mutat be a sorozat?
Egy új IT-pozíció rögzítését, egy számla útját a teljesítéstől a kiküldésig, a leállásjelzést egy ügyfélportálon AI-val, és a havi adóbevallások előkészítését.
Mit jelent az, hogy „a gép előkészít, az ember dönt”?
Azt, hogy minden folyamatban van egy pont, ahol egy kolléga jóváhagy — a gép elvégzi az ismétlődő lépéseket, de a felelősséget igénylő döntést mindig ember hozza meg.
Mi történik, ha egy adat hiányzik vagy bizonytalan?
A folyamat megáll és jelez, ahelyett hogy kitalálná vagy „valószínű” értékkel töltené ki — egy hibás számla vagy bevallás ugyanis többe kerül, mint egy óra késés.
Hogyan kezeli a rendszer a bizalmas ügyféladatokat?
Csak annyi adatot dolgoz fel, amennyi feltétlenül szükséges — például egy pozíciókérésben az ügyfélre utaló adatokat automatikusan kihagyja.
Mikor mutatja be a Matritel a négy folyamatot részletesen?
A sorozat következő részeiben, hetente egyet — mindegyikhez bemutatva, mi volt a probléma, hogyan oldották meg, és mi lett az eredmény.
Összegzés
A „Saját műhelyből” sorozat azt mutatja be, hogyan automatizálja a Matritel a saját mindennapi munkáját — a pozíciórögzítéstől a számlázásig, a leállásjelzéstől az adóbevallásig. Mindegyik folyamat ugyanarra a három elvre épül: a gép előkészít, az ember dönt, inkább álljon meg, mint hogy tippeljen, és csak annyi adatot kezel, amennyi feltétlenül szükséges. A sorozat következő részei egyenként mutatják be, hogyan épültek fel ezek a megoldások.